公司年會籌備最核心的準(zhǔn)備工作就是制訂年會預(yù)算，年會預(yù)算包含交通費用，年會活動場地費用，住宿費用和餐飲費用，還有一些活動費用。年會預(yù)算制定合理不僅可以贏得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，也是年會是否順利實施的一項保證。接下來就為你講一下策劃年會以及需要注意的地方。
首先要考慮的是在哪開年會，如果公司只是在本地辦公，年會活動場地在本地，這樣交通費用就會省下很多，如果公司在外地有分公司，或者年會活動場地在其他城市，那么就要考慮添加交通費用，年會需要多少人參加，出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用和會議期間交通費用，還有歡送交通及返程交通都是要考慮在內(nèi)的部分。其次就要考慮年會活動場地租賃，這是在年會預(yù)算中占比重很大的一部分費用。你想要開什么規(guī)模的年會，需要年會活動場有哪些設(shè)施，在年會活動開始的時候有哪些需要布置，這些都是要考慮的問題。而大多數(shù)的工作人員對這方面還不是很熟悉，挨家年會活動場地去比價看服務(wù)不僅需要大量的時間和精力，因為只是合作一次，酒店給出的優(yōu)惠價格往往不會很滿意，建議預(yù)定選年會活動場地的時候可以到場地網(wǎng)上去看看，上面會有當(dāng)?shù)鼐频旰蜁h中心的介紹，報價和網(wǎng)友對酒店的評價，如果參加團(tuán)購還可以得到更多優(yōu)惠呢！
深圳禮儀慶典公司_深圳活動策劃公司專業(yè)大型會議活動晚會策劃_年會發(fā)布會策劃 定下來年會活動場地，接下來要考慮的就是住宿費和餐飲，住宿應(yīng)該非常好理解，如果年會活動場地提供就更好了，如果沒有就需要年會組織者提前預(yù)定，正常的住宿費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。年會活動組織者明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍以便做出相關(guān)安排。會議的餐飲可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于年會活動的需要及會議目的。
除非在年會活動長期是在室外，否則視聽設(shè)備的費用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括設(shè)備本身的租賃費用和設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，這點也可以委托年會場地的工作人員協(xié)助完成。
很多公司在年會開完后會有節(jié)目表演的過程，在節(jié)目表演的過程中穿插著年終獎的發(fā)放，或者公司對員工的獎勵，這些需要提前跟年會活動場地工作人員溝通，由他們提供表演的活動場地和所需要的視聽設(shè)備。這部分比較簡單了，只需要統(tǒng)計好表演的節(jié)目和參與的人數(shù)就可以了。
