在活動進行過程當中，經常會有許多意外情況的發(fā)生。我們經常所說的活動中發(fā)生的意外情況包括以下情況，一是事件發(fā)生、發(fā)展的速度很快，出乎意料；二是事件難以應對，必須采取非常規(guī)方法來處理?；顒庸芾碜鳛橐粋€復雜的系統(tǒng)工程，涉及到大量人力物力及資源的調度和管理，不管前期的策劃和籌備工作做得多么到位，在活動上演階段都可能會有預料不到的突發(fā)事件，那么如何處理好突發(fā)事件將是活動能否成功舉辦的重要保障。
那么如何處理好活動策劃中的突發(fā)事件？
1、設備故障或電力中斷
在活動上演過程偶爾會遇到設備故障和電力中斷的情況，特別是一些中小型的活動，由于設備不夠而出現(xiàn)現(xiàn)場設備故障，特別是音響系統(tǒng)出現(xiàn)故障率高。各品牌的音響系統(tǒng)由于價格懸殊巨大其質量也不一樣，一套小型的用于會議的次品牌的音響系統(tǒng)可能成本價就幾萬元，其質量自然沒有保證，這樣在活動上演階段便可能出現(xiàn)嘯叫聲音，甚至有因為使用過久被燒壞的可能。而一套大型的級音響系統(tǒng)的投入少則幾百萬，大則上千萬，這樣的設備只要有人士在現(xiàn)場負責使用，通常保險系數極高。還有一種情況就是因為淋雨導致電路燒壞的情況，通常有經驗的公司都會采取預案，有現(xiàn)場的備份設備，以確保萬無一失。
2、因嘉賓及演員臨時缺席，導致節(jié)目流程更改
大型節(jié)慶的嘉賓和演員通常不到后一刻很難終確定，出席嘉賓的更改可能衍生出一系列的節(jié)目流程問題。某個活動曾經出現(xiàn)過這樣的問題，原定出席活動并宣布活動開幕的省領導因為臨時改變行程而于活動上演前取消出席本次活動，但由于主辦方和活動執(zhí)行方及主持人在銜接溝通上出了問題，活動上演的時候主持人還是照本宣科的說有請xxx領導宣布開幕，終上演了極其尷尬的一幕。同樣演員也可能因為航班等原因無法趕到節(jié)目現(xiàn)場，這樣便需要對現(xiàn)場的流程、音樂、燈光進行重新調整，因為大型晚會的音樂燈光都通過電腦預設了程序。
3、氣候突變
大型活動的舉辦怕現(xiàn)場突然刮風下雨，氣候變化引起的突發(fā)事件小則可能使現(xiàn)場出現(xiàn)混亂，大則可能出現(xiàn)安全事故，比如因下雨導致的現(xiàn)場線路漏電，因刮風導致舞臺及燈光架坍塌等重大事故。這就需要在活動前有足夠的準備。對于任何一場活動，的活動運營公司都會有防范風雨天氣的措施，比如對燈光、音響、電視錄制設備等進行防雨處理，對燈光架進行加固。同時需要仔細查看天文資料及仔細留意近期天氣預報。
可見一個突發(fā)事件的出現(xiàn)不僅將考驗團隊的應變能力，更將考驗團隊的協(xié)作能力和堅持不懈的精神。任何突發(fā)事件都是有辦法化解的，靠什么化解?一個是靠應變，個就是靠團隊的一種合作和執(zhí)著的精神。正所謂事在人為，任何突發(fā)事件我們都要去面對而不是回避，這也是我們在活動中要堅持的，在執(zhí)行過程中要尊崇的一種理念。
小結一下，突發(fā)事件因為令人措手不及而等同于危機，關于危機一詞有人這樣解讀，說危機就是危險加機會。從理論上來說，危險可以防患但不能完全避免，但只要充分考慮到上述要素，帶著強烈的責任心去直面危險、化解危險，就能把危險降低到小程度，甚至轉危為安、使活動大放異彩，如果這樣，無疑將得到活動主辦方的高度認同與尊重。
