在活動進(jìn)行過程當(dāng)中，經(jīng)常會有許多意外情況的發(fā)生。我們經(jīng)常所說的活動中發(fā)生的意外情況包括以下情況，一是事件發(fā)生、發(fā)展的速度很快，出乎意料；二是事件難以應(yīng)對，必須采取非常規(guī)方法來處理?；顒庸芾碜鳛橐粋€復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到大量人力物力及資源的調(diào)度和管理，不管前期的策劃和籌備工作做得多么到位，在活動上演階段都可能會有預(yù)料不到的突發(fā)事件，那么如何處理好突發(fā)事件將是活動能否成功舉辦的重要保障。
那么如何處理好活動策劃中的突發(fā)事件？
1、設(shè)備故障或電力中斷
在活動上演過程偶爾會遇到設(shè)備故障和電力中斷的情況，特別是一些中小型的活動，由于設(shè)備不夠而出現(xiàn)現(xiàn)場設(shè)備故障，特別是音響系統(tǒng)出現(xiàn)故障率高。各品牌的音響系統(tǒng)由于價(jià)格懸殊巨大其質(zhì)量也不一樣，一套小型的用于會議的次品牌的音響系統(tǒng)可能成本價(jià)就幾萬元，其質(zhì)量自然沒有保證，這樣在活動上演階段便可能出現(xiàn)嘯叫聲音，甚至有因?yàn)槭褂眠^久被燒壞的可能。而一套大型的級音響系統(tǒng)的投入少則幾百萬，大則上千萬，這樣的設(shè)備只要有人士在現(xiàn)場負(fù)責(zé)使用，通常保險(xiǎn)系數(shù)極高。還有一種情況就是因?yàn)榱苡陮?dǎo)致電路燒壞的情況，通常有經(jīng)驗(yàn)的公司都會采取預(yù)案，有現(xiàn)場的備份設(shè)備，以確保萬無一失。
2、因嘉賓及演員臨時缺席，導(dǎo)致節(jié)目流程更改
大型節(jié)慶的嘉賓和演員通常不到后一刻很難終確定，出席嘉賓的更改可能衍生出一系列的節(jié)目流程問題。某個活動曾經(jīng)出現(xiàn)過這樣的問題，原定出席活動并宣布活動開幕的省領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)榕R時改變行程而于活動上演前取消出席本次活動，但由于主辦方和活動執(zhí)行方及主持人在銜接溝通上出了問題，活動上演的時候主持人還是照本宣科的說有請xxx領(lǐng)導(dǎo)宣布開幕，終上演了極其尷尬的一幕。同樣演員也可能因?yàn)楹桨嗟仍驘o法趕到節(jié)目現(xiàn)場，這樣便需要對現(xiàn)場的流程、音樂、燈光進(jìn)行重新調(diào)整，因?yàn)榇笮屯頃囊魳窡艄舛纪ㄟ^電腦預(yù)設(shè)了程序。
3、氣候突變
大型活動的舉辦怕現(xiàn)場突然刮風(fēng)下雨，氣候變化引起的突發(fā)事件小則可能使現(xiàn)場出現(xiàn)混亂，大則可能出現(xiàn)安全事故，比如因下雨導(dǎo)致的現(xiàn)場線路漏電，因刮風(fēng)導(dǎo)致舞臺及燈光架坍塌等重大事故。這就需要在活動前有足夠的準(zhǔn)備。對于任何一場活動，的活動運(yùn)營公司都會有防范風(fēng)雨天氣的措施，比如對燈光、音響、電視錄制設(shè)備等進(jìn)行防雨處理，對燈光架進(jìn)行加固。同時需要仔細(xì)查看天文資料及仔細(xì)留意近期天氣預(yù)報(bào)。
可見一個突發(fā)事件的出現(xiàn)不僅將考驗(yàn)團(tuán)隊(duì)的應(yīng)變能力，更將考驗(yàn)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能力和堅(jiān)持不懈的精神。任何突發(fā)事件都是有辦法化解的，靠什么化解?一個是靠應(yīng)變，個就是靠團(tuán)隊(duì)的一種合作和執(zhí)著的精神。正所謂事在人為，任何突發(fā)事件我們都要去面對而不是回避，這也是我們在活動中要堅(jiān)持的，在執(zhí)行過程中要尊崇的一種理念。
小結(jié)一下，突發(fā)事件因?yàn)榱钊舜胧植患岸韧谖C(jī)，關(guān)于危機(jī)一詞有人這樣解讀，說危機(jī)就是危險(xiǎn)加機(jī)會。從理論上來說，危險(xiǎn)可以防患但不能完全避免，但只要充分考慮到上述要素，帶著強(qiáng)烈的責(zé)任心去直面危險(xiǎn)、化解危險(xiǎn)，就能把危險(xiǎn)降低到小程度，甚至轉(zhuǎn)危為安、使活動大放異彩，如果這樣，無疑將得到活動主辦方的高度認(rèn)同與尊重。
