策劃活動(dòng)勘查現(xiàn)場(chǎng)之前只有在充分考慮活動(dòng)對(duì)場(chǎng)地的所有要求之后才能選定理想的活動(dòng)地點(diǎn)。特別是活動(dòng)舞臺(tái)搭建的環(huán)節(jié)，更是要提前看好場(chǎng)地，避免出現(xiàn)一些其它的問題。
活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)舞臺(tái)設(shè)備搭建應(yīng)該注意的事項(xiàng)！
如果我們?cè)诓邉澮粋€(gè)1000人參加的活動(dòng)，打算選用一個(gè)可容納1000人進(jìn)行坐式晚宴的大廳。那么我還想安裝一個(gè)背投設(shè)備（它會(huì)使活動(dòng)看起來正規(guī)專業(yè)這就需要一些額外的空間，在屏幕后面至少需要留出18至26英尺的空間來安放投影器材（這大約相當(dāng)于250個(gè)座位的面積）在這種情況下，我們就要考慮要么放棄使用投影，要么減少客人數(shù)量或者改用更大的宴會(huì)廳。還有我們計(jì)劃在大廳的前部安裝視聽設(shè)奮，是否需要設(shè)備監(jiān)聽室，翻譯間或是舞池！這些設(shè)施也都會(huì)進(jìn)一步擠占座位的空間。因此，在開始檢查活動(dòng)場(chǎng)地是否可用之前，我們絕對(duì)有必要了解所有的要求。在考慮到所有的需求之后，曾經(jīng)看過在合適不過的場(chǎng)地也可能無法滿足活動(dòng)的需要。必須把我們想要的列出一個(gè)清單，考慮清楚那些方面可以讓步，哪些方面不可以，更不要忘記我們希望達(dá)到的效果。如果同時(shí)想要的是熱鬧活潑的活動(dòng)氣氛，但如果客人們感覺房間太小、太擠太熱、太不舒服的話，是不可能形成這種氣氛的。
安排空間時(shí)，不要為了省一點(diǎn)錢而讓所有的人都擠在一起，讓8個(gè)人坐10人桌（讓10個(gè)人坐12人桌）并且留出休息區(qū)顯然是更好的選擇。確保桌與桌之間有足夠的距離，讓人們能夠輕松地出人其間。當(dāng)然.也不能走另一個(gè)極端，在一個(gè)大廳里寥寥地?cái)[上幾桌，這樣同樣會(huì)影響活動(dòng)的氣氛。你想要的效果是：空間疏密適度、氣氛熱烈活潑。雖然，從某種意義上說，空間過大比過小要好，因?yàn)槟憧偪梢酝ㄟ^增加裝飾物把空間變小，但是何必花這冤枉錢呢？
我們需要考慮的要求不僅僅是空間上的，還有時(shí)間上的。舞臺(tái)、視聽和燈光設(shè)備的搬運(yùn)、安裝、音響測(cè)試、排演、拆卸的時(shí)間都要列人考慮的范圍。另外，演員是否需要更衣室和休息室？是否需要?jiǎng)澇鲆欢ǖ目臻g來存放物品？ 一定要方方面面都考慮到，免得簽訂了合同之后又發(fā)現(xiàn)空間或者時(shí)間不夠用。 如果計(jì)劃在一家飯店或者會(huì)議中心舉辦活動(dòng)，那么就要調(diào)查一下，在之前有誰已經(jīng)在此預(yù)訂。 這時(shí)需要問的問題包括： 他們的設(shè)備什么時(shí)候能拆卸完畢并搬走？ 他們都要拆卸和搬走什么設(shè)備？ 設(shè)備的拆卸和搬運(yùn)有沒有可能延遲？ 什么時(shí)候可以開始使用房間？ 還有誰要與我們同一天進(jìn)入場(chǎng)地并開始布置？ 在時(shí)間安排方面有沒有沖突？與競(jìng)爭(zhēng)者和同時(shí)舉行的其他活動(dòng)之間有沒有沖突？ 有沒有安排其他活動(dòng)與我們的活動(dòng)同時(shí)舉行？它們何時(shí)開始，又何時(shí)結(jié)束？ 其他的活動(dòng)在中間休息時(shí)會(huì)不會(huì)產(chǎn)生噪音，會(huì)不會(huì)打斷我們的活動(dòng)正常進(jìn)行？會(huì)不會(huì)使活動(dòng)場(chǎng)地變得擁擠？如果會(huì)的話，恐怕要調(diào)整一下自己的時(shí)間安排。如果打算使用功能廳的一部分，那么請(qǐng)?jiān)诖髲d完全空著的時(shí)候去做現(xiàn)場(chǎng)考察。把隔斷（那種可以把大廳分成幾個(gè)區(qū)域的活動(dòng)墻）按要求安裝就緒，然后讓人進(jìn)人相鄰的區(qū)域，以測(cè)試隔音的效果。
有人在一家五星級(jí)豪華飯店的宴會(huì)廳測(cè)試時(shí)發(fā)現(xiàn)，站在隔斷的一面能一清二楚地聽到隔壁的聲音。因此，他在訂立合同時(shí)要求在活動(dòng)期間禁止其他人使用相鄰的分區(qū)，以保證活動(dòng)不會(huì)受到隔壁的音樂、講話和其他噪音的影響。這個(gè)問題在飯店當(dāng)中并不普 遍，但是，如果問題碰巧存在而你又沒有去檢查并解決，那么造成的后果可能會(huì)讓你追悔莫及。
還有，是否需要將噪音的因素列人考慮范圍？例如，一家飯店即將舉辦一場(chǎng)新車發(fā)布儀式，主辦者要求改變空調(diào)出風(fēng)口的朝向，以免將吊燈吹得丁當(dāng)響，分散來賓注意力，影響講話的效果。有沒有什么障礙物會(huì)影響到你？視線好不好？天花板高度是否符合要求？柱子或吊燈會(huì)不會(huì)阻擋視線？能否將它們抬高一些或者干脆移走？這些工作要花多少錢？燈光可否調(diào)暗？有沒有窗簾，以便在使用視聽設(shè)備時(shí)遮擋日光？緊急疏散通道在什么位置？它們必須保持暢通，不能堵塞或者上鎖。如果安全出口被簾子遮擋，那么必須掛出醒目的安全出口標(biāo)志，還要保證簾子不會(huì)影響到出口的暢通。大廳的布局是什么樣的？可否搭建舞臺(tái)，以保證客人從任何一個(gè)座位都能夠看得清楚9能否在現(xiàn)場(chǎng) 懸掛電視屏幕或大銀幕？使用現(xiàn)場(chǎng)攝像可以將直播畫面?zhèn)魉偷酱髲d內(nèi)擺放的各個(gè)屏幕上，這樣客人無論離多遠(yuǎn)都可以通過屏幕畫面看清楚舞臺(tái)上或觀眾席中的情況。這就像在電視上看頒獎(jiǎng)典禮一樣。另外，燈光設(shè)備可否懸掛起來？天花板上是否有合適的點(diǎn)用來懸掛投影機(jī)？在選擇活動(dòng)地點(diǎn)時(shí)，這些都是需要考慮的問題。
做活動(dòng)策劃方案時(shí)一定要使用詳細(xì)的平面圖。讓場(chǎng)地的管理部門根據(jù)你的要求提供一張平面布局設(shè)計(jì)圖。如果他們沒有這樣的平面圖，那么就把原始的設(shè)計(jì)圖紙按比例縮小至合適的尺寸后作為平面圖使用 另外，要注意人力成本。
