面對紛至沓來的展會邀請，企業(yè)對是否參加展會、參展能給企業(yè)帶來哪些利益、該如何充分利用會展傳播企業(yè)的信息、如何與強(qiáng)大的對手同臺競出等一系列問題都心存疑惑。這就涉及到了如何真正讓展會發(fā)揮作用。
對展會營銷策劃，企業(yè)中一般存在著兩種截然不同的觀點(diǎn)與做法，有的企業(yè)，包括國內(nèi)一些知名的大型企業(yè)，仍無法脫離粗放式的營銷管理，常常倉促應(yīng)戰(zhàn)，展會營銷工作缺乏針對性，組織策劃尚停留在模仿階段，缺乏對自身品牌獨(dú)特的風(fēng)格、獨(dú)特的銷售主張等方面的深入研發(fā)與創(chuàng)新。另一類企業(yè)則在展會參加前比較早的時(shí)間內(nèi)就制定了嚴(yán)密，甚至苛刻的展會營銷計(jì)劃指導(dǎo)其工作的開展。但在大多數(shù)情況下，原計(jì)劃工作與展會的實(shí)際情況、消費(fèi)需求、社會潮流脫節(jié)。因而展會所產(chǎn)生的效果也就大大打了折扣。展會營銷沒有發(fā)揮應(yīng)有作用的原因主要集中在以下幾個(gè)方面：
首先，缺乏科學(xué)有效的營銷工作規(guī)劃。面對名目繁多的展會，沒能選對其中適時(shí)、適度與企業(yè)營銷計(jì)劃相匹配的展會，盲目參展。
其次，缺乏戰(zhàn)略性的規(guī)劃。僅僅將展會營銷的工作作為一種事務(wù)性工作對待。為了參展而參展。參展的最終目的是什么、展會上要向誰傳播哪些信息、如何吸引目標(biāo)觀眾、如何勝出對手的傳播，均未曾深入去考慮。
第三：在組織策劃展會的過程中，企業(yè)內(nèi)部決策管理層與執(zhí)行層之間、企業(yè)與外協(xié)單位之間缺乏良好的溝通，造成各自對展會策劃組織方式、目的存在理解上的偏差。例如企業(yè)欲推廣的產(chǎn)品、品牌文化與展臺搭建的風(fēng)格、活動(dòng)組織的方式脫節(jié)。 最后，在制定預(yù)算的同時(shí)高估了展會效果的回報(bào)。造成展會投入與產(chǎn)出比例的不協(xié)調(diào)。近來國內(nèi)展會出現(xiàn)了一種傾向--展臺搭建、活動(dòng)組織一味求大、求豪華，而忽略展會活動(dòng)本身的表現(xiàn)效果。
反觀展會營銷工作做得比較出色的企業(yè)，總有一些共性存在。第一步就是根據(jù)公司的發(fā)展規(guī)劃及營銷目標(biāo)，對企業(yè)的優(yōu)勢資源，產(chǎn)品、信息、技術(shù)、服務(wù)，或需求進(jìn)行分析，之后再斟選出適時(shí)對路的展會推廣，最后再從策劃的角度考慮資源如何出奇制勝。例如：第12屆北京中國國際服裝服飾博覽會（CHIC2004）上，福建柒牌男裝便通過這一方式，取得了巨大的成果。審視其組織的全過程，柒牌2003年下半年結(jié)合品牌自身的文化訴求研發(fā)出中華立領(lǐng)系列創(chuàng)新產(chǎn)品，并對其他已有的產(chǎn)品進(jìn)行了文化延伸，實(shí)現(xiàn)了中國傳統(tǒng)文化精髓與時(shí)尚的完美融合。同時(shí)?為了讓更多的人了解具有中國傳統(tǒng)文化的全新柒牌，在制訂營銷推廣計(jì)劃時(shí)，柒牌選擇了盛況空前、亞洲最大規(guī)模的CHIC作為推廣媒介，在考慮如何從強(qiáng)大的競爭隊(duì)伍，歐洲展團(tuán)、溫州展團(tuán)?中脫穎而出，如何吸引目標(biāo)受眾時(shí)，柒牌顛覆歷屆參展企業(yè)運(yùn)用的手法--規(guī)模大、風(fēng)格歐化?選擇了位置較好但面積并不大的展位，打出了時(shí)尚中華的主題。無論在品牌推廣、品牌美譽(yù)度提升、招商等方面，均取得了非常不錯(cuò)的效果，真正做到了花少錢，辦大事。
其次，制定的展會計(jì)劃實(shí)施組織工作要有彈性，包括對未來變化與競爭的思考有必要的反饋與調(diào)整機(jī)制。
最后，展會組織應(yīng)有嚴(yán)格的流程與職責(zé)分工并有專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目，強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)，企業(yè)與外協(xié)單位的協(xié)調(diào)作業(yè)。經(jīng)常聽到一些企業(yè)主這樣抱怨，本來的想法是這樣的，可外協(xié)公司做給我的展位及活動(dòng)方案卻與品牌及產(chǎn)品脫節(jié)，而更改方案則由于時(shí)間的緊迫而變得不可能，讓企業(yè)主感到沮喪。部分企業(yè)內(nèi)部組織很松散，以致展會上該收集的信息沒有收集，該做的推廣沒有做好。
總的來說，展會營銷是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程，必須經(jīng)過周密且對路的計(jì)劃、出奇制勝的推廣模式、科學(xué)的分工、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱?zhí)行方能使展會營銷真正發(fā)揮作用。
展會策劃方案是一個(gè)展會的眼睛展會組織者通過它培育和挖掘市場，而市場透過這個(gè)眼睛看效益。一個(gè)優(yōu)秀的展會策劃方案不僅體現(xiàn)了展會組織者組織展會目的，更重要的是通過它來吸引廣大商家參展、參會。從某意義上來說，策劃方案就是一座橋，一頭連著商家、采購商，一頭連著展會組織者。組織者要通過這座橋把商家、采購商等邀請過來，商家、采購商等要跨過這座橋才能更好地觸摸市場。可見，一個(gè)策劃方案對組織好一個(gè)展會是多么重要。
