會議策劃是會議的生命力所在，獨具匠心的策劃師會議成功的前提?；顒硬邉澃ǎ褐黝}擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調(diào)、公關(guān)關(guān)系、媒體報道。
我們將根據(jù)會議的級別和具體情況，首先做好會議主題的擇定，主調(diào)是嚴(yán)肅或者活潑。再根據(jù)不同的會議模式，做好會議議程的安排。包括會議場地的篩選，分會場的設(shè)置。同時安排好會場的布局，設(shè)計好所有的需要，并提供會議所需的設(shè)備，提前進(jìn)行安裝調(diào)試，確保會議的順利進(jìn)行。
在會議進(jìn)行過程中，如果您有任何細(xì)節(jié)上的變動或者需要，我們會根據(jù)您的要求，制定相關(guān)的方案，做好協(xié)調(diào)，以達(dá)到會議的預(yù)期目的。
對于重大會議的召開，我們會請來相關(guān)媒體，擴(kuò)大會議知名度，讓整個會議圓滿落幕。
會議策劃流程：
1、搞清楚想法
會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的策劃構(gòu)思偏離方向。
2、搞清楚思路
從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認(rèn)一個有經(jīng)驗的項目負(fù)責(zé)人，想清楚策劃的步驟、時間推進(jìn)節(jié)點、人員的分工。如果思路不清晰，經(jīng)驗不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導(dǎo)中迷失方向。
在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。
3、會議地址的選擇
會場的選擇，直接關(guān)系到會議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次，這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ)，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？
改革開放后，人民大會堂開始面向商業(yè)活動開放。為了突出會議的權(quán)威性，彰顯企業(yè)的高端形象，建議企業(yè)舉行重大會議活動選擇高端場地。
組織接待服務(wù)
總結(jié)我們提供會議服務(wù)的經(jīng)驗，一般而言，您的會議確定以及成功舉行，大多經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)：
會前服務(wù)
會前工作是整個會議接待的開始，是確保整個會議接待順利進(jìn)行的前提條件。其主要內(nèi)容如下：
1、會議籌辦方與主辦者洽談。
2、會議籌辦方向主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
3、會議籌辦方邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。
4、會議籌辦方與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。
5、會議籌辦方與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。
6、會議籌辦方確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。
7、會議籌辦方在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。
8、準(zhǔn)備會議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）
會中服務(wù)
1.會議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2.會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。
3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4.會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。
5.會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。
6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點等確認(rèn)。
7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認(rèn)。
8.會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
會后服務(wù)
會后工作是整個會議接待的收尾階段，很多會議公司對該環(huán)節(jié)缺乏錯誤的理解，任務(wù)現(xiàn)場會議結(jié)束意味著會議接待也就完了，其實不然，會議之后還有一些很重要的工作要進(jìn)行，其主要內(nèi)容如下：
1、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
2、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。
3、與會議主辦者的費用結(jié)算工作。
4、歡送代表工作，如送機(jī)。
主要程序為：
策劃：我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、會議回執(zhí)，我們過去的成功經(jīng)驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎(chǔ)。
咨詢：在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點提出預(yù)案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會議交通流程、待流程等。
考察：在雙方進(jìn)一步取得互信后，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、會議場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進(jìn)計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。
確定：這個時間需要的是耐心與細(xì)致我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。執(zhí)行：嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。
結(jié)算：雙方財務(wù)人員認(rèn)真核對各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。
設(shè)備租賃
設(shè)備租賃是設(shè)備的使用單位向設(shè)備所有單位（如租賃公司）租賃，并付給一定的租金，在租賃期內(nèi)享有使用權(quán)，而不變更設(shè)備所有權(quán)的一種交換形式。
杭州伍方會議服務(wù)公司為您提供會議拓展、展覽活動所需的大部分設(shè)備和設(shè)施的租賃和現(xiàn)成操作與技術(shù)維護(hù)服務(wù)。我們的設(shè)備均為世界一流品牌，并且定期更新以保持最佳效果。穩(wěn)定而優(yōu)良的設(shè)備性能以及專業(yè)的現(xiàn)場操作與維護(hù)，將為您的會展活動的成功奠定基礎(chǔ)。
辦公自動化系統(tǒng)：電腦、投影儀及屏幕、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)
會議室設(shè)備及輔助：音、視頻會議系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、會場速記設(shè)備、電視機(jī)、VCD、DVD
廣告展示宣傳設(shè)備：易拉寶、展架、展區(qū)展臺
舞臺、燈光音響設(shè)施：舞臺設(shè)計搭建、音響設(shè)備、各種燈具、特色演出團(tuán)體
攝影、攝像器材：專業(yè)攝影、攝像機(jī)，水下拍攝
其他特殊要求設(shè)備：試車場、移動廁所、碼頭集裝箱
會議禮品定制
會議禮品是有關(guān)單位在會議場合為了加強(qiáng)與彼此之間的感情及商務(wù)交流贈送給對方的紀(jì)念性禮品。一般都帶有主辦單位名稱及標(biāo)志。因為以往客戶的一致反應(yīng)，會議結(jié)束要給會議參與者留下一個美好的會議，那最好的形式就是給大家送一個根據(jù)本次會議的主體相一致的定制禮品，所以現(xiàn)在每次會議都會有相應(yīng)的紀(jì)念品，我們寶侖會議服務(wù)公司為您準(zhǔn)備多種多樣，極富江南風(fēng)情的特色產(chǎn)品。有美輪美奐的南國珠寶，有細(xì)致精巧的工藝雕塑，有絢麗多姿的江南服裝，每一樣都能作為會議的永久紀(jì)念，給您帶來江南小鎮(zhèn)的味道。
會議禮品分類：
1、紀(jì)念品
主要有不同形狀的仿水晶制品、卡通公仔、木雕、工藝擺件、精美模型、工藝飾品等不同產(chǎn)品。適用于企業(yè)發(fā)布會、大型開放式集會性活動普通新聞媒體記者、普通參會嘉賓、個別答題或中獎的普通觀眾。
2 、辦公用品
主要有系列的高檔產(chǎn)品：如商務(wù)包、電腦包、真皮名片夾、水晶名片夾、水晶筆筒、水晶臺歷、領(lǐng)帶、精美錢包、皮帶、鋼筆等。還可定制U盤、精美的娛樂播放器、數(shù)碼相機(jī)、筆記本電腦等等。這些產(chǎn)品辦公使用性很強(qiáng)，非常有利于受贈人在日后的工作和生活中反復(fù)使用，其最大優(yōu)勢就是，觀瞻率和反復(fù)使用性高、記憶性強(qiáng)。適用于高端VIP宴會、高端商業(yè)會議論壇少數(shù)會議貴賓等。
3、休閑用品
主要有旅游套票、電影套票、精美漁具、精美紫砂陶、休閑沙灘椅、運(yùn)動器械組合包（羽毛球拍、網(wǎng)球拍、乒乓球拍、握力棒等）。適用于規(guī)格偏高的，休閑娛樂度假場合召開的研討會、沙龍會、筆會等?！?/p>
4 、贊助物品
主要有高檔紅酒、白酒、禮品煙、茶葉、茶具等高端產(chǎn)品，還有鈞瓷擺件、真皮行李箱、襯衫、保健枕頭、家居服、羽絨服等等，從上述產(chǎn)品的形態(tài)來看，一般都不是主辦方直接采購的禮品，往往是贊助商提供，再由主辦方轉(zhuǎn)贈給現(xiàn)場嘉賓和觀眾。適用于會議規(guī)格高、大、雜的大型商業(yè)性會議論壇，會場人數(shù)較多，禮品則主要贈予核心貴賓和部分特定人群。
5 、抽獎物品
主要有數(shù)碼相機(jī)、筆記本電腦、高檔手機(jī)、無線光電鼠標(biāo)、車用GPRS、MP3、MP4等等數(shù)碼電子物品，這些通常是主辦方，為了答謝經(jīng)銷商或者客戶給與的一種明目張膽的賄賂行為，主辦方往往會用有意無意的暗箱行為，把合適的禮品適時地獎給合適的人，以此來活躍現(xiàn)場氣氛，以此達(dá)到感謝客戶的目的。適用于大型酒會、經(jīng)銷商會、客戶答謝會、企業(yè)年度盛典對主辦方有特殊貢獻(xiàn)的特殊人群。
